Caixa Compartilhada do Office 365: Aprenda de uma vez por todas!!!

O uso de uma caixa de correio compartilhada, pode ser encontrada na maioria dos ambientes corporativos. Para permitir que um grupo de pessoas possam ler um mesmo e-mail, os administradores usavam, pastas públicas, redirecionamento de e-mail ou listas de distribuição – isso antes da Microsoft incluir as caixas de correio compartilhadas no Office 365. Uma lista de distribuição por exemplo tem a função de entregar um mesmo e-mail para um grupo de pessoas, porém nenhuma pessoa deste grupo saberá se o e-mail já foi respondido ou não. Esta incerteza pode fazer com a mensagem seja ignorada ou respondida várias vezes. Já com o redirecionamento de mensagens, é basicamente um e-mail que seria destinado a uma pessoa é entregue para outra, o que dificulta muito o trabalho em equipes maiores. E uma pasta pública, nada mais é do que uma pasta com propriedades de receber e-mails, mas todos os membros desta pasta pública devem lembrar de acessar periódicamente a pasta afim de evitar que mensagens sejam ignoradas.

A Microsoft já vem anunciando a sua vontade de eliminar o uso das pastas públicas, e algumas declarações já estão colocando em dúvida também a utilização das listas de distribuição. Após esta informação nós devemos nos preparar e conhecer melhor o que são as caixas compartilhadas.

Uma mailbox compartilhada é exatamente igual a uma caixa de correio qualquer, porém ela não pode ser a caixa principal de nenhum usuário. Ela é uma caixa de correio que um usuário ou uma equipe da empresa podem monitorar e responder e-mails simultaneamente. Quantas empresas que você conhece precisam de um recurso assim???

Onde podemos utilizar as mailboxes compartilhadas

• Quando você tem a necessidade de possuir um endereço de e-mail genérico e que um grupo de pessoas precisam gerenciar esse e-mail genérico. Por exemplo um endereço de e-mail vendas@suaempresa.com é uma forma de utilizar uma mailbox compartilhada.
• Quando um funcionário for desligado da empresa, você precisa que outra pessoa tenha acesso a esta caixa de correio durante o período de transição. A caixa de correio compartilhada oferece uma solução melhor do que simplesmente configurar um redirecionamento, pois com a caixa compartilhada fornece acesso a toda mailbox do funcionário desligado. Esta é a melhor forma de amenizar problemas de comunicação durante a transição de um novo funcionário.
• Se você possui um e-mail de contato no site da sua empresa, e sempre existe uma dúvida se alguém já respondeu algum e-mail encaminhado para essa caixa de correio. Utilizando uma caixa de correio compartilhada, basta que os usuários que são responsáveis por esta atividade checarem se o e-mail já foi respondido diretamente através do seu Outlook.
• Armazenar arquivos PST !!! O PST é um formato de arquivo que é limitado e altamente susceptíveis a erros. Com a caixa de correio compartilhada , você pode manter estas informações seguras no Exchange On-line. Muito melhor não acha?

A capacidade e algumas especificações das caixas compartilhadas vem mudando ao longo da evolução do Office 365. Falando específicamente da capacidade, ela já foi de 5GB, depois 10GB atualmente as caixas compartilhadas tem a capacidade de 50GB. Você pode enviar e receber e-mails através desta caixa sem afetar a capacidade da caixa de correio principal do usuário.

A caixa compartilhada não requer uma licença de uso, a menos que você opte por adicionar mais capacidade de armazenamento nesta caixa, e não há credenciais de usuário específicamente ligadas a ela. Sem dúvida é uma excelente solução para problemas reais de diversas empresas de todos tamanhos e segmentos.

Quais são as limitações da caixa compartilhada?

• Você não pode adicionar nenhum endereço público ou qualquer pessoa de fora da sua empresa para ter acesso a esta caixa de correio. Por exemplo, se um funcionário prefere utilizar a sua conta particular de e-mail para tratar de assuntos da empresa, você não poderá adicionar esse endereço a lista de pessoas autorizadas a utilizar a caixa compartilhada.
• Você só pode ter acesso e gerenciar as caixas compartilhadas através de um cliente desktop do Outlook ou pelo Web Outlook. Isto pode ser um problema para equipes que trabalham em campo e utilizam muito os seus dispositivos móveis para acessar seus e-mails.

Dicas de utilização

Como a Microsoft disponibiliza um material muito bom com o passo-a-passo bem detalhado para a configuração das caixas compartilhadas, que você pode encontrar AQUI. Então vou aproveitar este artigo para compartilhar algumas dicas que podem tornar mais fácil o entendimento e a utilização das caixas compartilhadas.

Então a minha dica, é uma configuração que muitas vezes pode passar despercebida. Você deve ativar uma opção para que todos os e-mails respondidos na caixa compartilhada sejam armazenados na pasta itens enviados da caixa compartilhada, se esta opção não for ativada os e-mails respondidos são armazenados na pasta itens enviados na pasta particular do usuário que respondeu o e-mail.

A configuração da caixa compartilhada no Outlook é realizada de forma automática, não há necessidade de configurações adicionais. A Caixa compartilhada aparece automaticamente para todos usuário que possuem as permissões necessárias. Normalmente nós devemos orientar os usuário a como enviar e-mails através da caixa compartilhada.

Uma vez que a caixa compartilhada aparece no Outlook, a caixa De: na janela de composição de um novo e-mail. Nesta caixa você deve escolhe o endereço desejado.

Como converter uma caixa de correio

Como vimos anteriormente, é possível converter uma caixa de correio comum em uma caixa compartilhada. Mas você sabia que é possível converter uma caixa compartilhada em uma caixa convencional?

Na verdade a conversão é um processo muito simples. Como podemos ver abaixo, basta alguns cliques e a migração está concluída.

Como vimos neste artigo, as caixas de correio compartilhadas são a solução mais indicada para manter os e-mails nas mãos de grupos de pessoas de forma segura e organizada. Apenas fique atento as limitações das caixas compartilhadas, que com certeza você encontrará uma solução eficiente.

Que a força esteja com vocês!!!!