Caixa Compartilhada do Office 365: Aprenda de uma vez por todas!!!

O uso de uma caixa de correio compartilhada, pode ser encontrada na maioria dos ambientes corporativos. Para permitir que um grupo de pessoas possam ler um mesmo e-mail, os administradores usavam, pastas públicas, redirecionamento de e-mail ou listas de distribuição – isso antes da Microsoft incluir as caixas de correio compartilhadas no Office 365. Uma lista de distribuição por exemplo tem a função de entregar um mesmo e-mail para um grupo de pessoas, porém nenhuma pessoa deste grupo saberá se o e-mail já foi respondido ou não. Esta incerteza pode fazer com a mensagem seja ignorada ou respondida várias vezes. Já com o redirecionamento de mensagens, é basicamente um e-mail que seria destinado a uma pessoa é entregue para outra, o que dificulta muito o trabalho em equipes maiores. E uma pasta pública, nada mais é do que uma pasta com propriedades de receber e-mails, mas todos os membros desta pasta pública devem lembrar de acessar periódicamente a pasta afim de evitar que mensagens sejam ignoradas.

A Microsoft já vem anunciando a sua vontade de eliminar o uso das pastas públicas, e algumas declarações já estão colocando em dúvida também a utilização das listas de distribuição. Após esta informação nós devemos nos preparar e conhecer melhor o que são as caixas compartilhadas.

Uma mailbox compartilhada é exatamente igual a uma caixa de correio qualquer, porém ela não pode ser a caixa principal de nenhum usuário. Ela é uma caixa de correio que um usuário ou uma equipe da empresa podem monitorar e responder e-mails simultaneamente. Quantas empresas que você conhece precisam de um recurso assim???

Onde podemos utilizar as mailboxes compartilhadas

A capacidade e algumas especificações das caixas compartilhadas vem mudando ao longo da evolução do Office 365. Falando específicamente da capacidade, ela já foi de 5GB, depois 10GB atualmente as caixas compartilhadas tem a capacidade de 50GB. Você pode enviar e receber e-mails através desta caixa sem afetar a capacidade da caixa de correio principal do usuário.

A caixa compartilhada não requer uma licença de uso, a menos que você opte por adicionar mais capacidade de armazenamento nesta caixa, e não há credenciais de usuário específicamente ligadas a ela. Sem dúvida é uma excelente solução para problemas reais de diversas empresas de todos tamanhos e segmentos.

Quais são as limitações da caixa compartilhada?

Dicas de utilização

Como a Microsoft disponibiliza um material muito bom com o passo-a-passo bem detalhado para a configuração das caixas compartilhadas, que você pode encontrar AQUI. Então vou aproveitar este artigo para compartilhar algumas dicas que podem tornar mais fácil o entendimento e a utilização das caixas compartilhadas.

Então a minha dica, é uma configuração que muitas vezes pode passar despercebida. Você deve ativar uma opção para que todos os e-mails respondidos na caixa compartilhada sejam armazenados na pasta itens enviados da caixa compartilhada, se esta opção não for ativada os e-mails respondidos são armazenados na pasta itens enviados na pasta particular do usuário que respondeu o e-mail.

A configuração da caixa compartilhada no Outlook é realizada de forma automática, não há necessidade de configurações adicionais. A Caixa compartilhada aparece automaticamente para todos usuário que possuem as permissões necessárias. Normalmente nós devemos orientar os usuário a como enviar e-mails através da caixa compartilhada.

Uma vez que a caixa compartilhada aparece no Outlook, a caixa De: na janela de composição de um novo e-mail. Nesta caixa você deve escolhe o endereço desejado.

Como converter uma caixa de correio

Como vimos anteriormente, é possível converter uma caixa de correio comum em uma caixa compartilhada. Mas você sabia que é possível converter uma caixa compartilhada em uma caixa convencional?

Na verdade a conversão é um processo muito simples. Como podemos ver abaixo, basta alguns cliques e a migração está concluída.

Como vimos neste artigo, as caixas de correio compartilhadas são a solução mais indicada para manter os e-mails nas mãos de grupos de pessoas de forma segura e organizada. Apenas fique atento as limitações das caixas compartilhadas, que com certeza você encontrará uma solução eficiente.

Que a força esteja com vocês!!!!

Share

    Comments

    1. Meu cliente está com o e-mail convencional e com um e-mail de caixa compartilhada, ele quer receber um aviso quando chegar um e-mail na caixa compartilhada é possível?

    2. É possível mudar o idioma da caixa compartilhada? Meu email no outlook que instalei no pc está em portugues mas a caixa compartilhada em ingles.

    3. Estou tentando criar uma regra pra copiar as mensagens que chegam na caixa compartilhada numa pasta da minha caixa pessoal. No entanto, essa regra não funciona de forma alguma automaticamente, apenas se eu rodar manual. Tem alguma limitação quanto a isso?? Como acesso as configurações da caixa compartilhada para verificar?

    Deixe uma resposta

    O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

    © 2019 All Rights Reserved. Cooperati.