Eu não sou expert em gestão de tempo, apenas usuário de técnicas que experts usam para organizar seu tempo. Eu adaptei essas estratégias para o meu dia a dia, que me permitem hoje ter 3 empresas, trabalho voluntário permanente, viagens e criação de conteúdo de forma voluntária para a comunidade onde recebi o título de MVP pela Microsoft. Tenho certeza de que consegue também fazer tantas coisas assim no seu tempo.
Você tem problema com gestão de tempo? Se sim, sente algum desses sintomas?
- Passa o dia e você tem a sensação de que não fez nada;
- Você senta na frente do computador e começa a assistir coisas aleatórias para preencher o tempo? Começando por e-mails e depois YouTube, descobrindo novidades que não acrescentam e vendo vídeos seguidos.
Em tudo isso você apenas se distrai e não alcança suas metas de desenvolvimento profissional. A falta de tempo pode fazer você atropelar seu lazer, os momentos com a sua família, sua vida pessoal e seu trabalho.
Eu tenho uma receita que quando uso, fico superfeliz com o resultado, pois funciona muito bem. O dia rende mesmo que não tenha feito muita coisa. Percebo que o que fiz, valeu a pena.
A lei de Parkinson diz que o tempo se dilata para cumprir todas as tarefas que você tem ou o tempo se modifica para você fazer as coisas de que precisa no máximo de prazo possível. Um exemplo simples: se você tem uma coisa para fazer até amanhã, você terá até amanhã para entregar; mas se o prazo for daqui a duas semanas, você levará 2 semanas para fazer. O tempo se modifica de acordo com as suas prioridades.
Você deixa as coisas para último momento?
O tempo é igual para todos, para aquele que tem 10 empresas e também para aquele que tem 1. Para aquele que consegue fazer tudo e para aquele que não consegue.
Listei para você 10 dicas sobre gestão de tempo:
1. Não seja multitarefas
Temos uma falsa impressão de que somos multitarefas. Isso não existe, é um mito. Você somente alterna entre as tarefas/coisas/focos rapidamente. Tem pessoas que conseguem alternar rapidamente, mas não quer dizer que seja de forma eficiente. Quando você faz, tira o foco da tarefa essencial, se de fato for essencial para você. Eu passei a colocar apenas uma tarefa em evidência e com tempo de ser feita.
2. Defina timers/lembretes
Você deve definir quando e por quanto tempo deve fazer seus afazeres. Lembre-se que a lei de Parkinson diz “não coloque muitas coisas para fazer. Faça uma coisa só ao mesmo tempo, definindo tempo para ela ser feita.”
Na sua agenda do Outlook tem o bloco trabalho que possui 40 minutos. Nesses 40 minutos, você fará apenas uma tarefa. Você pode pensar que esse curto tempo não é o suficiente para terminá-la, mas aproximadamente 2 horas. Para que ela seja concluída em menos tempo, você deve tirar tarefas que não são essenciais, focando no que é necessário.
Defina blocos de trabalho de 40 minutos durante o dia, como o exemplo: se começa a trabalhar às 9:00 h – 9:40 h; 10:00 h – 10:40 h; 11:00 h – 11:40 h; almoço; 13:00 h – 13:40 h; 14:00 h – 14:40 h; 15:00 h – 15:40 h; 16:00 h – 16:40 h; 17:00 h – 17:40 h. Dessa forma, você possui 8 slots de trabalho focado no dia. Durante esse tempo, você não vê e-mails e nem não atende o telefone, focando nas suas ocupações.
3. Foque naquilo que importa
Quando você começa a seguir essas regrinhas, percebe que não dá para fazer tudo que deseja, pois é necessário escolher as mais importantes. Analise aquilo que é essencial e elimine as besteiras que você achava interessante e necessárias.
É comum começar alguma coisa e não terminar. Por isso, pergunto: O que importa pra você? Resultados? Dinheiro no bolso? Então precisa de clientes entrando.
4. Remova as distrações
Tire do seu dia a dia tudo aquilo que distrai. Um exemplo meu é que sou “pobre de informação”. Se me perguntarem quais pratos foram feitos ontem no Masterchef ou quem ganhou o campeonato da NBA, eu não faço ideia. Um ponto positivo em ser “pobre de informação” é que as informações importantes chegam até você!
Eu uso um plugin chamado Kill News Feed que retira o feed do Facebook, com o intuito de não deixar me distrair com o Facebook. Deixo meu celular no modo de não incomodar pelo dia inteiro e retiro as notificações. Remova essas distrações principalmente no seu bloco de trabalho.
Use o celular quando quiser e não quando ele quer que seja usado.
5. Planeje o seu dia
Você fará bloquinhos de trabalho que durem 40 minutos, ou como preferir. Eu escolho 40 minutos pois já tem a pausa para água, ir ao banheiro, olhar as redes sociais, completando 1 h. Logo depois, vem o próximo bloco de trabalho.
Faça seu planejamento no dia anterior pois não pode começar o dia sem uma preparação prévia. No final de cada dia eu preparo o próximo. Às vezes eu não consigo fazer a tarefa no dia, então coloco para o posterior, organizando conforme a necessidade do momento.
6. Escreva as suas prioridades
Você precisa saber o que é e o que não é prioridade. Quando eu faço só a minha prioridade, já fico feliz, mesmo que não tenha conseguido realizar todas as tarefas que programei no dia.
Você só pode ter no máximo três prioridades ao longo do dia. E se, por algum motivo conseguiu fazer apenas uma, já é válido. Você se sentirá recompensado pelo que produziu, enfrentando cada dia com mais facilidade.
7. Faça uma lista de “Não farei mais”
Essa é uma lista de “Pare com isso!”. Ela é muito importante pois mostra como você estava se sabotando. Coloque na sua lista coisas do tipo: não assistir jornal, novela, resultados de jogos… Adicione nela coisas que podem ser desnecessárias para esse momento.
O que você deve parar de fazer para conseguir as coisas que deseja?
No meu caso, paro de assistir vídeos no YouTube por uma semana ou mês, até mesmo o que acho importante. Eu até recebo notificação do vídeo e coloco para assistir depois. Foi como eu disse, gosto da técnica do “pobre de informação”, pois não gosto de receber muita informação.
8. Verifique e-mails 2x por dia
Isso funciona tanto para o pequeno quanto para o grande empresário. Não se prenda por meio de prioridades em responder com respostas rápidas e sem sentido.
Não veja sua caixa e-mails muitas vezes por dia. Eu uso essa técnica e fez muito bem pra mim.
9. Quebre tarefas em pedaços
Lembra que eu falei que dá para uma tarefa ser feita em 40 minutos? Se ela não dá pra ser feita nesse tempo, você a deixou complexa demais. Quebre-a em pedaços e defina quantos blocos de trabalho essa tarefa precisa para ser concluída.
10.Tenha pausas para sua mente
Faça pausas regularmente. Na sua agenda, seja do Outlook ou agenda em papel, o que preferir, coloque um pequeno bloco de pausa após cada bloco de trabalho. Isso fará com que trabalhe muito melhor, de forma leve e tranquila. Esse bloco terá 20 minutos, que dividirá com ir ao banheiro, beber água, verificar redes sociais e responder e-mails.
Forma prática que organizo minha semana:
Eu organizo a semana útil de segunda a sexta dividindo em cores diferentes os blocos. Separo quatro blocos de 10 minutos formando 40 minutos para realizar uma tarefa específica, o bloco trabalho. Deixo 10 minutos para responder e-mails e redes sociais. Os restantes 10 minutos para completar 1 hora, vou ao banheiro e bebo água, depois vou para o próximo bloco trabalho.
No primeiro bloco eu estudo, pois prefiro pela manhã. Nesse bloco você pode ler um livro ou fazer algum curso. O importante é anotar o que fará nesse período que separou para aprender coisas novas ou se aperfeiçoar.
Os 10 minutos que deixo para responder e-mails e redes sociais não é por lazer, mas sim trabalho. Nesse momento eu vejo os comentários dos meus seguidores no Facebook e Instagram. Não vejo redes sociais quando estou trabalhando, somente no tempo de lazer, que também separo um tempo específico.
Quando vejo os e-mails que devo responder, coloco-os como importantes para nas pausas durante o dia responder a todos. Um exemplo: chega quarenta e-mails na sua caixa e cinco deles você precisa responder, mas só tem 10 minutos para fazer. Marque nos “importantes” e responda como der nesses 10 minutos e continua no próximo bloco de responder e-mails e redes sociais.
O tempo de e-mail deveria ser de apenas duas vezes ao dia, assim que começa o expediente e outra no final, mas eu decidi que poderia fazer em blocos de 10 minutos durante o todo o trabalho. Essa forma não me prejudicou e divido para não consumir muito meu tempo.
Nos blocos de trabalho não bebo água, não vou ao banheiro, não atendo telefone, não verifico e-mails, não vejo redes sociais… Eu foco na tarefa específica daquele bloco.
Ajuste suas tarefas como precisar. Sabemos que acontecem imprevistos, por isso quando não conseguir fazer a tarefa, coloque-a para o dia seguinte. Se planeje para o dia seguinte.
Tudo isso está organizado de acordo com as técnicas desenvolvidas por Napoleon Hill, escritor de diversos livros, como: Quem Pensa Enriquece e Atitude Mental Positiva.
Esse é um resumo em texto da live que eu fiz no meu canal do Facebook (Estou ao vivo toda segunda, 21h).
Assista abaixo o vídeo completo:
Vida Longa e Próspera! Eu sou o Rafael, um empreendedor em TI com uma vontade louca de transformar profissionais de TI em vencedores! Tenho todas as principais certificações técnicas que preciso e também sou premiado pela Microsoft como MVP (Most Valuable Professional) por 7 anos! Depois dá uma olhadinha na minha página do Facebook, fb.com/bernardes.rafael, lá eu realizo Lives todos os dias!