Sistema de Help Desk: benefícios e cuidados ao escolher um
Muitos gestores já entendem que um sistema de Help Desk é algo positivo para uma empresa. Contudo, você sabe, exatamente, quais são os benefícios que um sistema desses pode trazer para a sua gestão de TI? E, ainda, sabe quais cuidados você deve ter para escolher o melhor sistema de Help Desk para a sua operação?
No nosso artigo de hoje iremos falar tudo o que você precisa saber sobre esse assunto. Se você ainda tem alguma dúvida, continue a leitura e aprenda mais.
O que é um sistema de Help Desk?
Bom, para iniciarmos o assunto, nada melhor do que falarmos um pouco sobre o conceito de um sistema de Help Desk, não é mesmo?
A tradução literal do termo Help Desk, que vem do inglês, significa: balcão de ajuda. Sendo esse, a ajuda, o principal objetivo de qualquer sistema desse tipo.
Logo, um Sistema de Help Desk é um software rescom a popularização do termo e de sistemas desse tipo, empresas fora do ramo da Tecnologia de Informação também passaram a fazer o seu uso.
Tendo em vista que o objetivo primário de um sistema deponsável por centralizar todas as solicitações de ajuda enviadas pelos usuários em uma plataforma digital e auxiliar naEntretanto, Help Desk é garantir um melhor suporte para os seus clientes, é importante que empresários de diferentes segmentos do mercado tenham consciência de o que esse tipo de sistema pode oferecer para uma empresa.
O que faz, então, um sistema de Help Desk?
Bom, para você entender melhor o que é um sistema de Help Desk, vamos falar sobre o que esse tipo de sistema, de fato, faz.
O sistema de Help Desk irá administrar, em apenas uma plataforma, todos os pontos de contato com os usuários.
Dessa forma, o atendimento será automatizado por meio de tickets ou, como também denominamos, “chamados”.
Para que o usuário entre em contato com a empresa para falar sobre o seu problema, ele mesmo pode abrir um ticket no sistema, realizar uma ligação ou mandar um e-mail. O que lhe for mais conveniente.
Independente de qual meio de comunicação for escolhido por ele, o atendente deverá abrir um chamado dentro do sistema de Help Desk para que esse contato seja devidamente registrado.
O sistema de Help Desk oferece ao cliente a possibilidade de diferentes meios de contato, o que acaba influenciando, positivamente, na satisfação do cliente.
Você verá, a seguir, que um sistema de Help Desk é muito útil para uma empresa. Iremos te descrever quais benefícios você pode conseguir com o uso de um sistema assim. Fique ligado.
Os benefícios de um sistema de Help Desk
Você já viu o conceito de o que é um sistema de Help Desk, mas para que fique ainda mais claro como esse sistema é útil, queremos elencar para você os benefícios de um bom Help Desk.
Organização
Obviamente, a organização é um dos principais benefícios proporcionados por um sistema de Help Desk.
Ao centralizar todos os chamados em uma única plataforma, fica muito mais fácil solucionar os problemas e, ainda, saber em qual etapa do atendimento cada cliente se encontra.
Com um sistema de Help Desk, todas as informações importantes permanecem em um lugar, com acesso facilitado para aqueles que são autorizados.
Além disso, um sistema de Help Desk pode eliminar totalmente o fator “esquecimento”, que às vezes pode acontecer quando o volume de solicitações dos usuários é muito grande e não há uma ferramenta para registrá-las.
Avaliação do produto
Por meio de um bom sistema de Help Desk, você pode avaliar o seu próprio produto. Já pensou nisso?
Você pode perceber, por exemplo, qual é a frequência de determinado problema e, assim, atuar de maneira corretiva frente ao mesmo.
Se alguns problemas se apresentarem de maneira persistente, através dos relatórios gerados pelo sistema, você pode traçar planos de ação para eliminar tais falhas e aumentar a satisfação de seus clientes.
Armazenamento eficaz
Fazendo uso de um sistema de Help Desk, você terá, sempre, todos os dados, relativo aos atendimentos prestados, devidamente armazenados.
Esse armazenamento é importante por diversos motivos; ele pode ser útil para resolução de problemas futuros e, ainda mesmo, para respaldo em casos jurídicos, se necessário.
Otimização dos processos internos
A automação do processo de atendimento é extremamente benéfica para qualquer empresa. Isso porque otimiza os processos internos, reduz erros e padroniza as operações.
Além disso, a automação empresarial é uma tendência cada vez mais presente dentro das organizações.
Por que contratar um sistema de Help Desk?
Depois de ler sobre todos esses benefícios, você já pode ter certeza de que contratar um sistema de Help Desk é, na verdade, um investimento para a sua empresa.
Além disso, precisamos destacar que o mercado não é mais o mesmo de anos atrás; empresas estão mais competitivas, buscando diferentes maneiras de se manterem uma opção atrativa para o seu público.
Sendo assim, o sistema de Help Desk oferece uma forma eficiente para que a sua empresa se mantenha atualizada em relação às novidades tecnológicas que surgem e, ainda, seja capaz de oferecer um atendimento de excelência.
Ao fazer uso desse tipo de sistema, sua empresa poderá contar com os benefícios anteriormente citados e ter uma gestão que traga bons resultados.
Sendo assim, é preciso falarmos sobre os cuidados que você deve ter ao escolher um sistema de Help Desk para a sua empresa. Continue a leitura!
Cuidados ao escolher um sistema de Help Desk
No momento de escolher um sistema de Help Desk, é necessário se atentar a alguns detalhes. Confira a seguir quais são eles.
- Escute o que outras empresas têm a dizer: nós sabemos que, ainda nos dias de hoje, o melhor meio de comunicação para disseminar um produto ou serviço continua sendo o bom e velho “boca a boca”.
Claro que, com as novas tecnologias e uso das redes sociais, a forma como essa comunicação ocorre muda. Mas o princípio continua o mesmo.
Podemos ver, em sites de opiniões, no Google e na própria página da empresa, o que seus clientes acham do produto ou serviço que lhes foi oferecido.
Dessa forma, escute o que outras empresas, que no caso são clientes, têm a dizer sobre os sistemas de Help Desk disponíveis.
Assim você pode saber, com mais certeza, se o produto irá atender às suas necessidades e se, de fato, traz os benefícios prometidos.
- Fique de olho no custo-benefício: mesmo antes de adquirir um sistema de Help Desk, você pode avaliar a relação de custo-benefício que o mesmo oferece.
O valor desse sistema em questão é mesmo compensatório em relação ao que ele te proporciona em troca?
Nesse sentido, é importante você conhecer bem tanto o sistema que você está pensando em contratar, quanto a realidade da sua empresa.
Dessa forma, você pode avaliar se, além do valor, aquilo que o sistema oferece é mesmo o que você precisa.
- Avalie a facilidade de implementação da ferramenta: a facilidade de implementação do sistema de Help Desk é um ponto muito importante ao se considerar no momento de escolher qual você vai utilizar.
Sendo assim, não deixe de verificar quais mudanças serão necessárias na sua operação cotidiana para que a ferramenta seja implementada.
Essas mudanças são muitas? São complexas? Sua equipe terá facilidade em lidar com tais adaptações?
Todas essas questões são válidas para avaliar se a ferramenta será um bom encaixe para a realidade da sua empresa.
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Co-fo & CEO da Desk Manager, acelerado com grande experiência na área de TI e Negócios, atuando a mais de 20 anos no mercado. Co-Fo & CEO da Keruak Software e da Hosts.Green.