Problemas com baixa produtividade? O Office 365 é a solução
“Mas eu não entendo como Word, Excel e PowerPoint podem ajudar a aumentar a minha produtividade!!!” … Paciência você deve ter meu jovem Padawan! O Office 365 é muito mais do que Word, Excel e PowerPoint. O termo “Office 365” não ser refere somente a suíte de aplicativos do Office tradicional (aquela vendida na caixinha como conhecemos), ela se refere a modalidade de assinatura que incluem os aplicativos Office, porém nesta assinatura são adicionados outros serviços que visam melhorar a produtividade já preparados para trabalhar integrados entre si e com a nuvem.
Arquivos duplicados no servidor de arquivos, dificuldade para compartilhar documentos, problemas para alteração de documentos de forma colaborativa, problemas de disponibilidade, excesso de papel, e-mail, trânsito e atrasos para reuniões, podem ser elencados como os grandes vilões da produtividade.
Um grande número de empresas enfrentam estes problemas diariamente. Se você também enfrenta estes problemas na sua empresa ou em seus clientes, você irá se surpreender como o Office 365 vai lhe ajudar.
Especialistas em gestão do tempo e produtividade apontam que um dos principais fatores para a baixa produtividade dos colaboradores nas empresas está diretamente ligado a falta de acesso a tecnologia. Neste artigo você verá como as ferramentas do Office 365 podem auxiliar para o aumento da produtividade no mundo corporativo.
É possível adquirir planos para uso doméstico e uso comercial do Office 365. Neste artigo irei tratar apenas de planos comerciais. OK!?
Nos planos empresariais, estão incluídos serviços como Skype for Business, e-mail no Exchange Online, Sharepoint além de um armazenamento online com o OneDrive for Business.
Em alguns planos empresariais a versão de área de trabalho dos aplicativos Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher e Access) está disponível, e os usuários podem instalar os aplicativos em vários dispositivos, a instalação é compatível com PCs, Mac OS, Android e IOS. Existem também os planos somente online que atendem determinadas necessidades de negócio.
Ou seja, a Microsoft criou um ecossistema chamado Office 365 onde todos os serviços têm um alto nível de integração entre si e entre os usuários do Office 365, com o foco na produtividade e agilidade de comunicação.
Hoje em dia, o mundo funciona de uma forma diferente. A necessidade de mudança de um mundo de criação individual para colaboração em tempo real, a qualquer hora e em qualquer lugar está maior do que nunca.
Segundo um levantamento realizado pela Microsoft 50% dos usuários de e-mails coorporativos vão depender de um acesso mobile das suas caixas de mensagens, 3,5 milhões de pequenas e médias empresas utilizarão aplicativos de colaboração instantânea até o final de 2018, 2,5 milhões utilização conferência online.
Sendo assim convido você a me acompanhar em por um passeio pelos serviços disponibilizados no Office 365.
Então vamos ao que interessa.
Assim que você realizar o login para acesso ao Office 365 várias “caixas” são apresentadas para você. Cada serviço disponibilizado para sua assinatura irá aparecer na tela, disposta conforme imagem abaixo.
Então vamos iniciar nossa jornada pelo ecossistema do Office 365
Word, Excel e PowerPoint são com certeza absoluta as ferramentas não poderiam faltar nesta plataforma de colaboração em que o Office 365 se tornou. Os principais serviços do Office são baseados ou dependem destas ferramentas para o seu pleno funcionamento.
Tudo isso além das funções já conhecidas de criação e edição de textos, planilhas e apresentações.
Sharepoint é uma ferramenta realmente fantástica e pode ajudar muito na organização e produtividade do ambiente coorporativo. Sharepoint é uma das ferramentas mais completas em se tratando de controle de arquivos com ele você pode utilizar o Sharepoint como seu servidor de arquivos utilizando a nuvem (lembrando que alguns formatos de arquivos como por exemplo arquivos CAD não são recomendados) sem perder a confiabilidade e ganhando em produtividade. Ele conta com um controle de versão muito completo para documentos e projetos.
É o serviço de e-mail do Office 365. O famoso Exchange Online que entrega o Outlook Web App, conhecido gerenciador de e-mail que é utilizado através de um Navegador Web. Ele passa praticamente a mesma experiência do aplicativo versão de área de trabalho.
O OneDrive é serviço de armazenamento de dados pessoais na nuvem. Cada conta do Office 365 tem disponível 1TB de espaço para armazenamento de arquivos. Ele possui a vantagem de manter seus dados seguros e sempre disponíveis independente do meio de acesso e com ele também é possível compartilhar arquivos com qualquer pessoa de maneira simples ágil e principalmente fácil.
O Vídeo é uma espécie de YouTube coorporativo, basicamente é um portal onde é possível armazenar vídeos relevantes a empresa. É uma ótima ferramenta para disponibilizar por exemplo um treinamento, uma apresentação em vídeo, uma palavra importante de um diretor, enfim usando a criatividade esta ferramenta pode ser muito poderosa para a empresa.
O Sway é um aplicativo que permite o usuário criar e compartilhar com facilidade relatórios interativos, histórias pessoais, apresentações, etc. A intenção é não perder muito tempo com a formatação do documento, o usuário escolhe o design que mais o agrada e cria a apresentação de forma mais simplificada possível. O uso do Sway é gratuito para todos que possuem uma conta Microsoft (Hotmail, Live ou Outlook.com).
O Yammer traz ao usuário a experiência das redes sociais, porém para um ambiente Coorporativo. Através do Yammer é possível manter uma interação mais dinâmica com a equipe interna, utilizando grupos, redes. Incentivando a colaboração e interação entre equipes, que podem estar próximas ou geograficamente distantes. Esta interação colabora para a redução do fluxo de e-mails e ligações.
O Delve tem a função de criar um “portal” com documentos que podem ser relevantes para o usuário. Você não precisa lembrar o título de um documento e nem mesmo onde ele esta armazenado, pois Delve mostra os documentos que pertencem ao seu usuário ou sua equipe independente se eles estejam armazenados no OneDrive, Sharepoint ou no seu e-mail.
Skype for Business é um comunicador instantâneo muito poderoso, com ele é possível gerar uma interação através de mensagens instantâneas entre colaboradores e fornecedores. Bem como utilizar a ferramenta para reuniões, conferências, e-learnings, etc. Facilitando a comunicação e colaborando para a redução dos custos de ligação e deslocamento.
O Planner é uma ferramenta desenvolvida para gerenciamento de tarefas e projetos, ela utiliza boards e cards para organização. É possível adicionar participantes e vincular atividades a estes participantes. Facilita o controle de prazos e atividades através de gráficos, interação por meio de conversas e debates relacionadas a uma determinada atividade.
Como podemos ver o Office 365 é realmente uma plataforma colaborativa, que busca facilitar as atividades corporativa e pessoais e incentivar a interação entre os colaboradores.
Por hora encerro o artigo, porém a cada novidade que a Microsoft lançar no Office 365 o artigo será atualizado
Você quer ver como funciona na pratica a colaboração na criação de arquivos em tempo real? Confere o vídeo abaixo onde demonstro a colaboração e co-autoria de arquivos utilizando o OneDrive, o assistente de agendamento do Outlook e a integração entre OneNote e o Outlook
Grupo Yammer
E que a força esteja com você!!!
Diretor técnico na Supreme Tecnologia.
MVP Azure, MTAC e Azure Administrator Associate