Como lidar com a Fiscalização da Microsoft

No último ano a Microsoft investiu pesado em sua área de compliance para que pudesse dar conta de uma campanha gigante de fiscalização, que seria feita em todo Brasil. Junto a ABES e a BSA, criaram um site (www.denunciepirataria.org.br) onde qualquer pessoa poderia fazer uma denuncia anônima, denuncia esta que seria tratada por esse departamento de compliance. O resultado foi que centenas de empresas foram contatadas em todo o Brasil e tiveram que se virar do dia para noite, e aprender como fazer inventário, achar notas fiscais muito antigas e se virar para achar capital para pagar as compras do que não conseguiram provar a legalidade.

O que esperar para 2016 ?

Como a campanha foi um sucesso é óbvio que o investimento aumentou. A Microsoft está fazendo um trabalho de Data Mining em sua base de clientes para encontrar indícios de não conformidades com a sua política de licenciamento. Coisas como: comprar o Windows Server mas não comprar as CALs, pode gerar um alerta e encaminhar a sua empresa para o time de compliance.
Diante de tudo isso que falei, é praticamente impossível que a sua empresa não seja contatada em algum momento durante o ano de 2016. Sua empresa está preparada para essa auditoria?

Como é feito o contato do time de compliance

Geralmente o primeiro contato do time de fiscalização é feito via telefone. A pessoa se apresenta como do time de tele compliance da Microsoft e informa que receberam uma denuncia de que a sua empresa usa software irregular.
Na maioria dos casos a pessoa solicita que você preencha uma planilha chama PUA. Nesta planilha, você deverá informar a quantidade de cada licença de software Microsoft que sua empresa tem instalado. Em alguns casos, também pode ser solicitado que a sua empresa instale um software de inventário que irá monitorar a sua rede para identificar a quantidade de software Microsoft instalado.
Depois desse levantamento inicial, a Microsoft envia um email com um relatório das não conformidades encontradas e com as ações que você deve tomar. Geralmente a ação se baseia em comprar o software indicado, dentro de um prazo máximo estabelecido pela Microsoft. Caso a empresa não siga as recomendações dadas pelo time de tele compliance, o caso é encaminhado para o jurídico da Microsoft que entra com um processo judicial.
É altamente recomendável que a irregularidade, caso tenha sido encontrada, seja resolvida com o time de tele compliance, não deixe ir para o departamento jurídico. Digo isso pois o time de tele compliance é uma oportunidade que a Microsoft dá para você se regularizar sem sofrer as punições previstas em lei como multas e sanções civis e criminais.

Como proteger a empresa dessa fiscalização?

Muitas empresas acabam caindo na “malha fina” da fiscalização da Microsoft, por pura falta de conhecimento das políticas de licenciamento. Poucas usam software pirata apenas por má fé.
O primeiro ponto para proteger a sua empresa de uma fiscalização da Microsoft é o inventário. Existe uma máxima em administração que diz: “O que não se mede não se gerencia”, por isso, tenha um processo de inventário regular de seus equipamentos e softwares. Existem uma infinidade de softwares que podem fazer esse serviço para você. Um que é muito bom e, é de graça, é o Spiceworks. O Rafael Bernardes tem um curso muito bom sobre o Spiceworks.
Com inventário em mãos, você tem que levantar todas as provas de licenciamento que puder. As provas que você comprou o software de forma regular vai depender do tipo de compra, mas no geral tem que ser as notas fiscais de compra ou os contratos de licenciamento. Coloque todas as provas de licenciamento em uma planilha e cruze com as informações do inventário. Desta maneira você conseguirá encontrar o gap que existe entre o que foi comprado e o que está em uso.
Nós da Infobusiness já ajudamos milhares de clientes a não ter problemas com licenciamento de software. Achamos interessante compilar todo esse conhecimento em um e-book, para funcionar como um guia completo sobre Fiscalização da Microsoft e Gestão de ativos de software. Quem tiver interesse pode baixar nosso e-book clicando aqui.

Eduardo Passos