5 Passos para a migração do Office 365

Com o Office 365, a Microsoft se reinventou e tomou uma posição de destaque entre as gigantes da computação em nuvem.
Segundo a pesquisa da Skyhigh, 1 em cada 5 funcionários corporativos já utilizam o Office 365.

O Office 365 é um serviço baseado em assinatura, que da acesso ao seu assinante diversas ferramentas populares da Microsoft, como por exemplo Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint, Outlook, OneDrive e muitas outras. Esta assinatura permite administração, uso e configurações especiais para todos os componentes do Office 365 através de um portal centralizado, que pode ser acessado de diversos dispositivos e qualquer local. Você pode gerenciar acessos e usuários, configurar ambientes com autenticação unificada e muito mais.

Para ter estes benefícios, vamos ver o quanto pode ser fácil (ou não), iniciar uma migração para o Office 365.

Passo 01 # Avaliação do ambiente

Caso já exista um sistema de e-mail instalado localmente e alguns softwares legados, você irá precisar de uma avaliação detalhada do seu ambiente, tendo em mente como os seus softwares e equipamentos interagem com a solução atual de e-mail.

Logo abaixo segue uma lista com algumas sugestões de questões que devemos nos preocupar quanto a migração do Office 365:

  • Vou utilizar todos os recursos do Office 365 ou somente o Exchange Online?
  • Como eu posso utilizar o máximo de recursos do Office 365?
  • Devo contratar uma consultoria externa ou treinar uma equipe interna para realizar a migração?
  • Vou precisar de alguma ferramenta de terceiros?
  • Como posso fazer com que os usuários utilizem estas ferramentas com eficiência?

Lembre-se: quanto mais minuciosa for a avaliação do ambiente e o planejamento, melhores serão os resultados obtidos após a migração ser finalizada.

Passo 02 # Escolher o plano correto

A Microsoft disponibiliza diversos planos para o Office 365, cada um deles com diferentes níveis de serviços e coberturas. Você precisa escolher qual deles atende a sua necessidade e qual nível de customização você precisa para utilizar o Office 365.
Por exemplo, se a sua empresa atua em uma área que depende de uma determinada sazonalidade de mercado, a quantidade de funcionários da sua empresa pode variar durante o ano. Neste caso você deve optar por assinar contas com compromisso mensal, ao invés das contas com compromisso anual(mais econômicas).

Passo 3 # Requisitos de Pré-Migração

Limitação de Banda

Uma migração para o Office 365, pode exigir o upload de centenas de Gigabytes, dos seus servidores locais para a nuvem. Antes de iniciar a migração, verifique se você possui largura de banda suficiente para realizar a transferência dos dados dentro do período planejado para a migração.

Você pode avaliar outras formas de mover seus dados para o Office 365 sem utilizar uma conexão de internet. Por exemplo, já existe um serviço onde você pode enviar um HD com os dados para o Datacenter da Microsoft mais próximo, e a equipe da Microsoft se encarrega de fazer o upload para você.

Active Directory e Exchange

Para um ambiente híbrido são necessárias muitas interações entre o seu Active Directory e o Azure. Esta é uma boa hora para checar o seu Active Directory e corrigir qualquer eventual problema encontrado.
Da mesta forma, você deve checar a saúde do seu Exchange Server, pois qualquer problema de configuração, pode gerar erros durante a migração para o Exchange Server Online.

Integrações e Sistemas Legados

Agora é hora de utilizar o levantamento que foi feito no item 1.

Você já deve ter listado todos sistemas e hardwares que interagem com o seu serviço de e-mail interno (impressoras, scanners, ERPs, etc).   Aproveite este momento para realizar testes e garantir que nenhum serviço será afetado.

Defina o método de migração

A Microsoft oferece diversas formas de migração para o Office 365, como por exemplo a migração IMAP e a Cutover.
Geralmente a migração IMAP funciona muito bem para mover mensagens de servidores IMAP para o Exchange Online, enquanto a migração cutover é ideal para ambientes pequenos, onde é possível realizar toda a movimentação de dados de uma única vez. Existem outros métodos de migração, porém o administrador do ambiente deve avaliar qual método é mais adequado para o seu ambiente.

Treinamento

Durante o processo de migração, uma ótima prática é ter a sua equipe treinada para utilizar o Office 365 da melhor forma possível. Lembre-se que a mudança para a nuvem pode alterar a forma que os usuários realizam algumas tarefas, e consequentemente gerar muitas dúvidas, por isso é importante a equipe de suporte estar treinada e atenta para auxiliar rapidamente qualquer questionamento.

Passo 4 # Migre para o Office 365

A migração para o Office 365 é um processo que exige múltiplas tarefas, para garantir uma transição tranquila e sem maiores complicações.

Migração para o Exchange Online

Abaixo seguem algumas etapas que devem ser realizadas para a migração para o Exchange Online.

  • Verifique a conexão entre o Exchange Online e o seu Exchange on-premise, este é um passo importante para iniciar a migração das contas.
  • Você deve sincronizar seu Active Directory com o Azure Active Directory, este processo é responsável por criar os usuário no Office 365. Se houver necessidade de autenticação integrada, um serviço de Active Directory Federetion Services deve ser configurado.
  • Após a criação dos usuários e a atribuição de licenciamento, os usuário já podem iniciar a utilização do Office 365.

Migração para o Sharepoint

A migração do SharePoint, quando comparamos com o Exchange Online, pode ser considerada mais trabalhosa, pois você deverá migrar os dados manualmente para o Sharepoint Online. Você pode utilizar o serviço da Microsoft para migrar os dados para você, e mesmo assim você terá que executar algumas tarefas para deixar tudo pronto para uso.

Migração para o OneDrive

O OneDrive é o serviço de armazenamento na nuvem de documentos e arquivos. Como várias soluções de armazenamento, este serviço sincroniza seus arquivos com na nuvem, com a vantagem da colaboração para edição e criação de arquivos entre os usuários.
A migração para o OneDrive é relativamente simples, pois os próprios usuários podem selecionar os arquivos que devem ser sincronizados.

Passo 5 # Valor percebido

A migração para o Office 365 é apenas o princípio, a migração só poderá ser considerada completa quando a ferramenta for efetivamente utilizada, somente assim o valor percebido pode ser mensurado. Para isso, é necessário criar uma cultura entre os usuários sobre o impacto e os benefícios da utilização do Office 365, realizar treinamentos, remover equipamentos desatualizados da infraestrutura e fornecer um suporte eficiente para auxiliar os usuários a superar os problemas iniciais.

Se você já migrou algum ambiente para o Office 365, tem alguma sugestão ou se ainda está em dúvida. Compartilhe sua experiência ou questionamento, deixe seu comentário.

Que a força esteja com vocês!!!