Gaste menos com licenciamento de software

ComprasSoftwareOffice365Já falamos aqui algumas vezes sobre como a Microsoft tem apertado o cerco contra o uso de software irregular pelas empresas.

Temos recebido ligações de vários clientes desesperados em regularizar o seu parque para não sofrer nenhum tipo de punição. Acabam com isso fazendo financiamentos com juros altos, pois o orçamento do ano não previa esta compra.

A proposta deste artigo é mostrar que existem outras opções de legalização além dos óbvios contrato Open e caixinha. E que essas opções podem oferecer uma opção mais inteligente de compra minimizando o desembolso imediato de capital e até trazendo outros benefícios como suporte avançado, alta disponibilidade e facilidades de pagamento.

Como identificar o que preciso comprar ?

A ligação é sempre a mesma. Alguém da Microsoft liga, informando que tem uma denúncia contra a sua empresa e que gostaria de apurar. O contato solicita algum tipo de relatório sobre quais produtos Microsoft você utiliza e também a comprovação de que todos estão regulares.

Já falamos em outros artigos sobre como você pode usar ferramentas gratuitas para inventariar a sua rede. Vou considerar que você já sabe quais licenças da Microsoft você utiliza e vou focar em como comprovar que elas estão legais. Antes, é importante saber quais tipos de licenciamento a Microsoft possui. Abaixo listo todos e logo depois explico o conceito de cada um deles e como comprovar sua originalidade. Se você já conhece bem os tipos de licenciamento da Microsoft, pode pular este texto e ir direto para o cenário de exemplo mais abaixo.

  • OEM
  • FPP ou Caixa (Varejo)
  • Contrato Open
  • Contrato Open Value
  • Contrato Select
  • Contrato Enterprise Agreement

O OEM nada mais é do que a licença que acompanha a máquina que você comprou. Para comprovar a sua legalidade, você precisa apresentar a nota fiscal de compra da máquina e esta deve citar a licença OEM. Além disso, é obrigatório que na máquina esteja colada a COA (Certificado de autenticidade) com o serial number da licença que está instalada na máquina.

Exemplo da COA

O FPP ou Caixa é o tipo de licenciamento mais comum de ser achado no grande varejo. Para comprovar a legalidade deste tipo de licença, você precisa da nota fiscal de compra, da mídia de instalação original e do serial number de instalação.

Contratos de volume como Open, Open Value, Select e EA, são as modalidades de compra exclusivamente para empresas e possuem um limite mínimo de compras. A comprovação da legalidade das licenças compradas através deste contrato é muito simples. Basta acessar o site https://www.microsoft.com/licensing/servicecenter/‎ com o seu login do contrato e puxar o extrato de todas as licenças compradas por sua empresa.

A hora da verdade

Você fez o inventário de toda a sua rede, identificou quais tipos de licença você tem, organizou o máximo de documentos que comprovem a regularidade da maioria das licenças e ainda assim encontrou algumas licenças que não tem comprovação de legalidade. Não tem para onde fugir, vai ter que regulariza-las. É nessa hora que muitos clientes nos fazem as peguntas: Mas qual a melhor opção de compra ? Eu não tinha previsão disso no orçamento deste ano como vou comprar ?

Nestes casos não existe a bala de prata, tem que analisar cada caso para identificar a melhor estratégia a ser tomada.

Vamos criar uma situação de exemplo para mostrar como só comprar contrato Open, pode às vezes ser uma péssima opção.

EMPRESA A

A empresa A identificou que todo o seu parque de 100 máquinas não está devidamente regularizado. Hoje a empresa usa além do Windows e o Office Standard, 02 servidores com Windows Server Standard,sendo um de produção e o outro somente para replicação dos dados para contingencia.

Qual melhor opção para esta empresa?

Sobre o Windows não tem para onde fugir. Só existe uma forma de regularizar o Windows Pro que é pela compra no contrato Open do Windows Pro 8 GGS, que permite o downgrade para as versões anteriores do Windows.

Se este cliente fosse comprar no contrato Open, todo esse licenciamento, ele teria que desembolsar o capital abaixo (Considerando preço cheio em dólar)

Produto Total
Windows 8 Pro GGS Open US$ 21.374,00
Office Standard 2013 Open US$ 42.522,00
Windows Server Standard 2012 US$ 2.016,40
CAL de acesso Windows Server US$ 3.339,00

Total: US$ 69.251,40

Pagar quase R$ 160.000,00, considerando um cambio de 2,28, do nada é difícil para a maioria das empresas. Vamos analisar um pouco sobre como podemos tentar diminuir esse prejuízo.

Imagine que numa conversa com o gestor desta empresa, ele tenha informado que a maioria dos funcionários só usa o pacote Office para ler arquivos que são enviados para seus e-mails. Sendo assim, somente 20 funcionários realmente precisam do pacote Office para editar documentos mais complexos no Word, Excel e etc.

Com esta nova informação, poderíamos mudar um pouco os produtos que ele vai comprar. Podemos tirar o licenciamento do Office e oferecer o Office 365, que é a solução na nuvem da Microsoft para mensageria, colaboração e comunicação. Vamos oferecer um misto de planos E1 e E3. Abaixo a especificação de cada plano.

Plano E1 vem com o Exchange Online, Sharepoint Online, Lync Online e o Office Web Apps e custa aproximadamente R$ 16,00 por usuário/mês

Plano E3 vem com o Exchange Online, Sharepoint Online, Lync Online e o Office Pro Plus 2013 e custa aproximadamente R$ 40,00 por usuário/mês

Assim utilizaríamos os planos E1 para os funcionários que precisam somente visualizar os documentos e para o restante planos E3. Desta forma eles teriam um custo anual de R$ 24.960,00, reduzindo assim o desembolso de capital para o total de R$ 85.903,03, considerando um cambio de 2,28. Além disso, ainda teriam de “brinde” a possibilidade de reduzir custos de ligação com o Lync, usar uma solução corporativa de email com o Exchange e armazenar seus arquivos na nuvem através do Sharepoint.

Veja que conseguimos reduzir o custo imediato quase pela metade! Além disso, o Office 365 pode ser considerado como despesa, o que para empresas que tributam pelo lucro real pode significar menos imposto de renda para pagar. Fora que nem incluímos na conta a economia com o antigo serviço de email que ele vai deixar de pagar.

Mesmo depois de 3 anos, o Office 365 ainda seria a opção mais barata do que comprar o Office Standard no contrato Open!

Diante de tudo que mostramos a conclusão é que devemos sempre considerar a opção de uso do Office 365 em nossos planejamentos para licenciamento Microsoft.

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  • Realmente office fechado não compensa. Office 365 bem mais barato. Já o resto não tem jeito, não existe ainda um Windows server 365, Windows 7, 8 365 (quem sabe num futuro, haha) pra pagar mais barato porque tá difícil legalizar com esse dólar. Infelizmente nenhum diretor, dono de empresa gosta de ver esses números altos. Mas aos poucos, todos começam a legalizar, os profissionais de TI começam a convencer a todos a aderir o original.

  • ola amigo, perfeito seu post, ajuda sempre, principalmente nesses casos de licenciamento, agora veja meu caso, tenho um parque de apenas 32 maquinas, sendo quase metade comprada via dell com windows 7 pro 64 bits. oem, agora sobre o office, eu tenho varias maquinas com windows xp pro 32 bits, nos quais pelo site de microsoft nao aceita office 365, o que posso fazer ? uma solução que achei e free, foi usar o libre office 4.1 que abre os famosos arquivos novos microsoft xlsx, e docx, mais queria colocar office 365 em tudo, pelo custo baixo.
    obrigado, abraços. leonardo pagotto

    • Olá Leonardo,

      Não entendi porque o Office 365 não serviria para ti. Office incluso no Office 365 funciona no Windows XP.

      • O office 365 funciona pela web, mas pra mim é chato, isso que ele quis dizer, ele quer instalar office 2013 na máquina física e não rodar via Web, que eu também considero muito chato ter que ficar com aba web que pesa na máquina, se existisse um downgrade para office 2010 32 bit já resolvia, infelizmente somos obrigado a mudar de máquina até para utilizar, já que o preço do pacote fechado é impossível.

        • Olá André

          O Office 365 oferece 02 possibilidades para se utilizar os recursos do Office. Uma é a opção do Office Web Apps, que é nada mais que o Word, Excel e etc rodando no seu navegador.

          Alguns planos também oferecem, além do Office Web Apps, o Office Pro 2013 para você instalar na sua máquina. Se você comprar um plano E3 por exemplo, pode usar o Office 2013 Pro na sua máquina mesmo sem internet.

          Não é obrigatório ter internet.

  • Ranieri Cruz

    Posso adquirir uma licença OEM e instalar em pc diferente, que nao seja o do pc comprado?

  • Ranieri

    Posso adquirir licença Oem de outro pc e instalar no meu desinstalando do primeiro pc. Desta forma torno o meu pc com windows legalizado?

    • Olá Ranieri,

      Infelizmente isso não é possível. De acordo com as regras de licenciamento da Microsoft, tantos as licenças OEM como o Windows GGS comprado através do contrato Open morre com a máquina, ou seja, o direito de uso não pode ser movido para uma máquina diferente da primeira instalação.

  • Jorge H Santos

    Muito interessante o assunto do post.
    Eu tenho algumas dúvidas: a primeira é como funciona o processo de legalização perante a Microsoft de se por exemplo: tenho 10 servidores Windows Server 2008 e 50 estações rodando o Windows 7 Professional e tudo não está licenciado, o que a Microsoft acorda? Pagamos multa? Temos x dias para a legalização? Podemos parcelar o valor total? E se diante da denúncia trocássemos tudo por soluções livres? E a segunda dúvida: Em caso de software OEM o post diz que na Nota Fiscal vem o também o COA do programa, contudo, nunca vi esta informação em nota nenhuma. E só para finalizar o que acontece se a empresa que receber a denuncia na fornecer as informações que a Microsoft pede, independente se ser legalizado ou não.

    Grato.

    • Olá Jorge, boas as suas perguntas. Vamos dividir elas por tópicos:

      1º – Como funciona o processo de legalização caso a Microsoft descubra que você esteja ilegal?

      Resposta: Não existe uma resposta exata para esta pergunta, pois a Microsoft pode tomar ações diferentes dependendo do caso. Já vi clientes sofreram com ações penais direto e pagamento de multa e outros casos que foi negociado a regularização. Vai depender da análise do jurídico da Microsoft. O que ela passa para a gente é que vai considerar o tempo que você usou o software sem ter pago por ele. Com isso o melhor é não pagar para ver.

      Também não adianta trocar tudo por software livre, ela flagrou você com o uso irregular e vai cobrar judicialmente a multa e as sanções pelo tempo que usou o software de forma irregular. Além disso você passou a ficar na mira da ABES e da BSA, que são as instituições que fiscalizam. Frequentemente eles vão te auditar para verificar se ainda esta usando software livre.

      2º – Sobre o software OEM, se você compra com a Infobusiness, por exemplo, uma máquina Lenovo com Windows pré-instalado, a nota fiscal vai vir com uma descrição semelhante a “Notebook Lenovo modelo tal, processador tal, memória tal, Windows 8 Pro”. Repare que a nota vai fazer menção ao Windows Pré instalado. Com isso mais a COA (Etiqueta) já colada do lado gabinete, a instalação esta perfeitamente legal. É assim com Dell, HP, Lenovo e outras grandes marcas.

      Se algum fornecedor esta te vendendo máquinas já com Windows e não cita na nota, existe uma grande possibilidade que seja uma instalação irregular. Você pode acessar o site http://denunciepirataria.org.br/denounced e fazer uma denúncia.

      3º – A Microsoft solicitou informações sobre legalização e você optou por não passar. O que acontece?

      Resposta: O primeiro contato da Microsoft acontece por equipe com uma “pegada” mais comercial. Ela vai fazer de tudo para tentar resolver a sua pendencia e poder gerar o negócio. Óbvio que ela tenta fazer isso em uns 15 dias, se depois desse prazo você se negar a passar as informações ou ficar enrolando, eles repassam para o jurídico que envia uma notificação extra judicial para o principal gestor da empresa. Se mesmo depois disso nada acontecer, geralmente o jurídico entra com uma ação.

      Espero poder ter te ajudado. Qualquer dúvida não hesite em perguntar.

      • Jorge H Santos

        Obrigado! Agora estou mais ciente de como a situação se desenrola e que o melhor mesmo é legalizar os ambientes que não estiverem em conformidade. E sobre a nota fiscal, sempre reparei em minhas compras sim a menção ao Windows OEM da máquina e sempre estiveram com o COA respectivo. Grato pela atenção.

  • Danilo Gallo

    Parabéns pelo post, estou passando por um caso muito mais delicado, assumi recentemente a gestão de ti de uma empresa porém revirando documentações e email antigos de gestores descobri que fazem 2 anos que a empresa foi denunciada, enfim deram um prazo para até o dia 31/01/2013 enviar a documentação pronta para Microsoft depois de muita conversa até o momento não recebemos nenhuma notificação extrajudicial, enfim meu problema e mais grave pois assumi um parque de máquinas com 298 equipamentos dentro disso 145 são máquinas novas com o licenciamento em dia e com nota fiscal, porém o legado não tenho informação alguma. O que posso fazer ? Existe algum método que eu consiga verificar se a chave e pirata ?

    • Danilo, a COMPAREX tem uma ferramenta chamada SAM2GO que eé uma espécie de inventário recorrente, que te dá cobertura de ate 12 meses. E a COMPAREX te ajuda a regularizar seu ambiente.

      Somos o 3º Maior parceiro no mundo da Microsoft, presentes em mais de 31 países, com mais de 80 escritórios. Somos uma multinacional Alemã;

      11 3468-0507

  • Thiago Alves Cavalcante

    Office365? Sinceramente, a não ser que sua empresa esteja muito presa a recursos muito avançados do Office, esqueça isso!!

    Seja feliz em: http://www.libreoffice.org

    🙂

    • Devo lembra-lo que o Office365 não é só o pacote Office.

      Office 365 Plano E1
      Máximo de usuários Ilimitado
      Versões online do Office – Office Online incluindo Word, Excel e PowerPoint
      Armaze­namento e comparti­lhamento de arquivos – OneDrive For Business com 1 TB de armazena­mento/usu­ário
      Email executivo, – Exchange Online incluindo calendário e contatos com uma caixa de entrada de 50 GB
      Reuniões online ilimitadas – Lync Online mensagens instantâneas e videocon­ferência em HD. Inclui o aplicativo Lync
      Site da intranet para as equipes – Sharepoint Online com configurações de segurança personalizáveis
      Rede social corporativa – Yammer Enterprise para ajudar os funcionários a colaborarem entre departamentos e locais
      Portal de vídeo corporativo para carregar e compartilhar seus vídeos corporativos com toda a empresa
      Pesquisa e descoberta personali­zadas no Office 365 usando o Office Graph
      Compromisso Anual
      Integração com A.D. Local SIM
      Integração com Celulares /Tablets SIM
      Integração com Exchange local SIM

      Att

  • carlos

    A presa de um cliente foi denunciada, recebeu um email, fizemos o orçamento das compra dos sistema windows 10 pro fpp para 19 máquinas, cada máquina terá um custo de R$ 900,00 para sua legalização.
    Fizemos outro orçamento comprando as 19 máquinas novas om sistema Windows 10 sl oem e o custo de cada máquina fica por R$ 850,00. Se nos optarmos pela segunda opção quais as possíveis penalidades que podia arcar? Posso utilizar Windows 10 sl em empresa ou não?

  • Gostaria de saber se na NF precisar ter a chave completa do Windows, porque isso poderia apresentar um risco.

    Obrigado!

  • Gostaria de saber se na NF precisar ter a chave completa do Windows ou podemos omitir algum carácter para mais segurança dessa informação.

    Obrigado!

  • Andre

    Minha duvida é a seguinte, preciso fazer downgrade Windows 10 para Windows7
    Mais tarde poderei instalar o Windows 10, ou depois de fazer downgrade precisarei comprar novamente as licenças de Win10?

  • Adolfo Mayer

    Sou técnico de TI e presto serviço a uma empresa com 75 computadores e 3 servidores. Temos uns 20 notebooks com licenças OEM. Mas não acredito que tenhamos as notas fiscais de todos, pois foram adquiridos em épocas diferentes. Os dois servidores tem o windows 2008 Server R2 e são máquinas DELL que foram adquiridas já com o windows. Mas como fazem mais de 4 anos, duvido muito que essas notas ainda existam..
    Recebemos hoje uma ligação de uma pessoa que se identificou como gerente da Microsoft, dizendo que recebeu uma denúncia anônima de que a empresa estaria usando softwares não licenciados. A maioria dos computadores, realmente não possui licenciamento válido. Gostaríamos de regularizar o parque. Como devemos proceder?

    • Olá Adolfo,

      Primeiro passo realmente é juntar todas as notas de equipamentos que você possuir. Bem provável que a Microsoft vai te enviar um e-mail com uma planilha para você descrever todos os produtos que possui em seu cenário. Insira a quantidade correta e envie as notas que possuir. As licenças que estiverem faltantes, a Microsoft vai liberar um data para que você adquira e regularize. Não minta no relatório, pois essa é uma chance de deixar o seu cenário 100% licenciado. Grande abraço.

      • Adolfo Mayer

        Olá Vinícius, boa tarde.

        Obrigado pelas informações. Encontramos as NF dos servidores onde constam as informações do windows 2008 Server. Nas notas que encontramos dos notebooks não tem a informação de que o windows veio com eles (Lenovo, samsung e HP). No final das contas, consideramos que apenas os servidores têm licença válida, até porque as dos notebooks, são normalmente do W8 SL, que não são válidas para o ambiente corporativo, correto? Fizemos então contato com uma fornecedora de licenças OPEN e cotamos 75 licenças do W10 pro e 75 CAL para acesso ao servidor. No caso do MS Office, vamos remover completamente de onde estiver instalado, e usar um libre office. Caso haja necessidade mesmo de alguém usar recursos que só o MS Office oferece, adquirimos posteriormente o 365 para esses usuários. Hoje é o prazo máximo para respondermos o e-mail com a planilha, mas como não pudemos preencher, vamos responder informando que já estamos com as cotações e a diretoria está negociando o pagamento para iniciarmos a regularização dos equipamentos, passando as cotações em anexo para que eles saibam que estamos falando a verdade. A diretoria deve fechar a compra ainda essa semana, mas fiquei preocupado com esse prazo para evitar o jurídico. O que você acha?

        • Ola,

          Como a diretoria vai fazer o pagamento e licenciar o cenário, creio que a planilha deve ser preenchida com os erros que foram encontrados para evitar uma fiscalização física. Se houver alguma dúvida em relação a empresa, vocês poderão sofrer uma visita presencial. Informe os erros e que os mesmo serão licenciados, pois é a melhor forma de corrigir a parte de licenciamento legal da empresa. Fica a dica e boa sorte.

  • Martins

    Ola, sou responsável pelo TI de uma pequena empresa, nosso parque tem 8 terminais e um servidor. Verifiquei a seguinte situação:
    – Servidor com Windows server 2008 R2 Standard Licenciado
    – 5 terminais estavam com Windows 7 Home
    – 2 terminais estavam com Windows não licenciado

    Logo que assumi, comecei a cotar e e verifiquei que o OEM é mais em conta, fiz algumas pesquisa, inclusive na Microsoft e no meu entendimento poderia ser colocado essa versão do Windows.
    Realizei a compra, formatei instalei e validei o Windows OEM nas máquinas, tanto nas que tinham o Windows 7 Home, nas outras duas que estavam sem licença e em mais uma que nova que montamos.

    Recentemente recebemos um comunicado extrajudicial dizendo que a empresa estava negociando software sem autorização da Microsoft, após entrar em contato com o advogado explicamos a ele que não vendemos software e que as compras foram feitas para uso próprio, ele solicitou que enviasse um e-mail dizendo que não vendemos software, só isso, não pediu nota fiscal nem relação de maquinas do parque.

    Dúvidas:
    – Eu poderia ter instalado a versão OEM nas maquinas?
    visto que meu entendimento foi baseado no seguinte trecho dos termos de uso:

    4- Transferência …
    b. Software autônomo. Se você tiver adquirido o software como software autônomo (e também se você fez um upgrade de um software que você adquiriu como software autônomo), poderá transferi-lo para outro dispositivo pertencente a você. Você também poderá transferir o software para um dispositivo que pertença a outra pessoa se (i) você for o primeiro usuário licenciado do software e (ii) o novo usuário concordar com os termos deste contrato. Você pode usar a cópia de backup que nós o autorizamos a fazer ou a mídia com a qual o software vem para transferir o software. Sempre que transferir o software para um novo dispositivo, você deverá removê-lo do dispositivo anterior. Você não pode transferir o software para compartilhar licenças entre dispositivos.”

    Fonte: https://www.microsoft.com/en-us/Useterms/OEM/Windows/10/UseTerms_OEM_Windows_10_PortugueseBrazil.htm

    2 – Não vendemos, mas, quais são as consequências para que comercializa software sem autorização da Microsoft?

    3 – Devemos aguardar o retorno do advogado ou seria melhor entrar em contato para verificar mais sobre o caso??

    Obrigado pela atenção