Gaste menos com licenciamento de software

ComprasSoftwareOffice365Já falamos aqui algumas vezes sobre como a Microsoft tem apertado o cerco contra o uso de software irregular pelas empresas.

Temos recebido ligações de vários clientes desesperados em regularizar o seu parque para não sofrer nenhum tipo de punição. Acabam com isso fazendo financiamentos com juros altos, pois o orçamento do ano não previa esta compra.

A proposta deste artigo é mostrar que existem outras opções de legalização além dos óbvios contrato Open e caixinha. E que essas opções podem oferecer uma opção mais inteligente de compra minimizando o desembolso imediato de capital e até trazendo outros benefícios como suporte avançado, alta disponibilidade e facilidades de pagamento.

Como identificar o que preciso comprar ?

A ligação é sempre a mesma. Alguém da Microsoft liga, informando que tem uma denúncia contra a sua empresa e que gostaria de apurar. O contato solicita algum tipo de relatório sobre quais produtos Microsoft você utiliza e também a comprovação de que todos estão regulares.

Já falamos em outros artigos sobre como você pode usar ferramentas gratuitas para inventariar a sua rede. Vou considerar que você já sabe quais licenças da Microsoft você utiliza e vou focar em como comprovar que elas estão legais. Antes, é importante saber quais tipos de licenciamento a Microsoft possui. Abaixo listo todos e logo depois explico o conceito de cada um deles e como comprovar sua originalidade. Se você já conhece bem os tipos de licenciamento da Microsoft, pode pular este texto e ir direto para o cenário de exemplo mais abaixo.

  • OEM
  • FPP ou Caixa (Varejo)
  • Contrato Open
  • Contrato Open Value
  • Contrato Select
  • Contrato Enterprise Agreement

O OEM nada mais é do que a licença que acompanha a máquina que você comprou. Para comprovar a sua legalidade, você precisa apresentar a nota fiscal de compra da máquina e esta deve citar a licença OEM. Além disso, é obrigatório que na máquina esteja colada a COA (Certificado de autenticidade) com o serial number da licença que está instalada na máquina.

Exemplo da COA

O FPP ou Caixa é o tipo de licenciamento mais comum de ser achado no grande varejo. Para comprovar a legalidade deste tipo de licença, você precisa da nota fiscal de compra, da mídia de instalação original e do serial number de instalação.

Contratos de volume como Open, Open Value, Select e EA, são as modalidades de compra exclusivamente para empresas e possuem um limite mínimo de compras. A comprovação da legalidade das licenças compradas através deste contrato é muito simples. Basta acessar o site https://www.microsoft.com/licensing/servicecenter/‎ com o seu login do contrato e puxar o extrato de todas as licenças compradas por sua empresa.

A hora da verdade

Você fez o inventário de toda a sua rede, identificou quais tipos de licença você tem, organizou o máximo de documentos que comprovem a regularidade da maioria das licenças e ainda assim encontrou algumas licenças que não tem comprovação de legalidade. Não tem para onde fugir, vai ter que regulariza-las. É nessa hora que muitos clientes nos fazem as peguntas: Mas qual a melhor opção de compra ? Eu não tinha previsão disso no orçamento deste ano como vou comprar ?

Nestes casos não existe a bala de prata, tem que analisar cada caso para identificar a melhor estratégia a ser tomada.

Vamos criar uma situação de exemplo para mostrar como só comprar contrato Open, pode às vezes ser uma péssima opção.

EMPRESA A

A empresa A identificou que todo o seu parque de 100 máquinas não está devidamente regularizado. Hoje a empresa usa além do Windows e o Office Standard, 02 servidores com Windows Server Standard,sendo um de produção e o outro somente para replicação dos dados para contingencia.

Qual melhor opção para esta empresa?

Sobre o Windows não tem para onde fugir. Só existe uma forma de regularizar o Windows Pro que é pela compra no contrato Open do Windows Pro 8 GGS, que permite o downgrade para as versões anteriores do Windows.

Se este cliente fosse comprar no contrato Open, todo esse licenciamento, ele teria que desembolsar o capital abaixo (Considerando preço cheio em dólar)

Produto Total
Windows 8 Pro GGS Open US$ 21.374,00
Office Standard 2013 Open US$ 42.522,00
Windows Server Standard 2012 US$ 2.016,40
CAL de acesso Windows Server US$ 3.339,00

Total: US$ 69.251,40

Pagar quase R$ 160.000,00, considerando um cambio de 2,28, do nada é difícil para a maioria das empresas. Vamos analisar um pouco sobre como podemos tentar diminuir esse prejuízo.

Imagine que numa conversa com o gestor desta empresa, ele tenha informado que a maioria dos funcionários só usa o pacote Office para ler arquivos que são enviados para seus e-mails. Sendo assim, somente 20 funcionários realmente precisam do pacote Office para editar documentos mais complexos no Word, Excel e etc.

Com esta nova informação, poderíamos mudar um pouco os produtos que ele vai comprar. Podemos tirar o licenciamento do Office e oferecer o Office 365, que é a solução na nuvem da Microsoft para mensageria, colaboração e comunicação. Vamos oferecer um misto de planos E1 e E3. Abaixo a especificação de cada plano.

Plano E1 vem com o Exchange Online, Sharepoint Online, Lync Online e o Office Web Apps e custa aproximadamente R$ 16,00 por usuário/mês

Plano E3 vem com o Exchange Online, Sharepoint Online, Lync Online e o Office Pro Plus 2013 e custa aproximadamente R$ 40,00 por usuário/mês

Assim utilizaríamos os planos E1 para os funcionários que precisam somente visualizar os documentos e para o restante planos E3. Desta forma eles teriam um custo anual de R$ 24.960,00, reduzindo assim o desembolso de capital para o total de R$ 85.903,03, considerando um cambio de 2,28. Além disso, ainda teriam de “brinde” a possibilidade de reduzir custos de ligação com o Lync, usar uma solução corporativa de email com o Exchange e armazenar seus arquivos na nuvem através do Sharepoint.

Veja que conseguimos reduzir o custo imediato quase pela metade! Além disso, o Office 365 pode ser considerado como despesa, o que para empresas que tributam pelo lucro real pode significar menos imposto de renda para pagar. Fora que nem incluímos na conta a economia com o antigo serviço de email que ele vai deixar de pagar.

Mesmo depois de 3 anos, o Office 365 ainda seria a opção mais barata do que comprar o Office Standard no contrato Open!

Diante de tudo que mostramos a conclusão é que devemos sempre considerar a opção de uso do Office 365 em nossos planejamentos para licenciamento Microsoft.

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