Tome nota das reuniões de Lync 2013 com OneNote 2013

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Uma das ocasiões mais comuns para fazer anotações no trabalho é durante reuniões: seja para registrar o número de participantes, resumir os tópicos discutidos ou listar itens para acompanhamento. No entanto, as reuniões geralmente são corridas, por isso, a Microsoft facilitou ao máximo o processo de fazer anotações e colaborar com outros participantes.

Compartilhando anotações em uma conversa do Lync

No Lync 2013, você pode acessar os recursos de anotações na guia OneNote no ícone de monitor. Você pode fazer anotações individuais (Minhas Anotações) ou de maneira colaborativa (Anotações Compartilhadas). Nesse local, você também pode ver a lista dos blocos de anotações compartilhados da reunião e gerenciá-los.

Pontos de entrada do Lync para adicionar anotações de reunião

Depois que você decidir como fará as anotações, poderá selecionar um bloco de anotações em uma lista dos blocos do OneNote disponíveis. Essa lista contém os blocos de anotações armazenados em cache na sua máquina, ou seja, que você abriu anteriormente no computador usando o OneNote. Você pode usar uma página existente ou criar uma nova. Se você selecionar uma seção em vez de uma página, poderá criar uma nova página nessa seção. Se desejar, você também poderá criar um novo bloco de anotações do OneNote a partir desse local. Também é possível pesquisar uma página nos blocos de anotações mostrados usando a caixa de pesquisa.

Caixa de diálogo do seletor de anotações

Os blocos de anotações podem estar em qualquer local, mas, para as Anotações Compartilhadas, certifique-se de que os participantes da reunião tenham acesso ao local do bloco de anotações (SkyDrive, SharePoint, compartilhamento de arquivos etc.) e as permissões necessárias.

Se você for fazer anotações individuais, pode acelerar muito esse processo solicitando que o Lync crie automaticamente uma nova página para você em um bloco de anotações de sua preferência. Isso é ótimo para anotações sob demanda e você estará pronto para começar com apenas um clique.

Opção para criar novas anotações automaticamente

É fácil assim. Isso lhe dará uma página com:

  1. Lista de participantes
  2. Conteúdo da reunião do Lync para download
  3. Links para outros blocos de anotações compartilhados na reunião

que será automaticamente atualizada e associada à sua reunião.

Anotação da reunião aberta no OneNote preenchida automaticamente com informações da reunião

Quando você compartilha anotações, os participantes da reunião vêem uma notificação que podem usar para abrir as anotações. Essa notificação tem um tempo limite, mas não se preocupe, pois eles sempre podem acessar a lista completa de anotações compartilhadas pelo ícone de monitor, o qual também mostra um asterisco amarelo sempre que há conteúdo novo na reunião.

Notificação de anotações compartilhadas

Observe que, embora o Lync abra a página selecionada para compartilhamento, os participantes poderão navegar para outras partes do bloco de anotações no OneNote.

O servidor e o cliente do Lync 2013 com OneNote 2013 são necessários para ter acesso à funcionalidade completa. Você não verá um ícone de anotações compartilhadas se não atender a esse requisito. No entanto, se houver anotações na reunião e você desejar exibi-las, o Lync 2013 abrirá as anotações no OneNote 2013 se você o tiver e, se nem o OneNote 2010 nem o 2013 estiverem instalados, o OneNote Web App será usado, contanto que as anotações estejam armazenadas em um servidor habilitado para o WAC (por exemplo, SkyDrive ou SharePoint). Em conversas ponto a ponto, se a outra parte não tiver essa funcionalidade, você não verá a opção de “anotações compartilhadas”. Durante reuniões, se houver pessoas que não podem ver as anotações compartilhadas porque o cliente delas não possui essa funcionalidade, o Lync o notificará a respeito.

Notas de reunião para uma reunião de Outlook

Você pode começar a tomar notas, indo à página principal -> Inserir -> detalhes da reunião, que permite escolher de uma lista de atuais reuniões no Outlook. Isso automaticamente adiciona detalhes sobre a reunião para sua página atual.

Agora você tem uma página com todos os detalhes do seu compromisso, assim você pode obter informações, tomar notas e ainda tem todo o contexto sobre onde foi a reunião e quem participou do evento.

A Microsoft também adicionou alguns recursos extras para enriquecer e manter notas relevantes:

  • Novo formato – a lista de participantes agora tem caixas de seleção por padrão, assim você pode acompanhar o atendimento
  • Detalhes da reunião atualizado – se você é você é o organizador da reunião e você fizer uma alteração para o local ou o tempo, suas notas serão atualizadas quando você envia a atualização do Outlook. Se você não é o organizador, você pode usar o botão direito do mouse na guia de página e selecione ‘ atualizar detalhes de reunião ‘ para que ele atualize.

Por que tomar notas sozinho quando você pode obter a ajuda de todos? Obter ajuda de outras pessoas e ao mesmo tempo certificar-se de que você não perca um item de ação ou de uma decisão-chave em suas notas é um cenário ideal para o OneNote 2013.

Antes de uma reunião:

  1. No Outlook, crie uma solicitação de reunião, vá para a aba de reunião -> notas de reunião -> compartilhar anotações com a reunião
  2. Selecione a página de caderno que você deseja compartilhar com a reunião. Lembre-se, isso tem que ser em um local compartilhado como SkyDrive ou SharePoint.
  3. Agora você pode mandar o convite de reunião, que terá um link para sua reunião de Outlook

Durante uma reunião:

  1. No OneNote, selecione a página que você deseja compartilhar com o compromisso e vá em arquivo -> compartilhamento > compartilhamento com reunião
  2. Você pode escolher aqui uma reunião existente ou criar um novo compromisso de Lync
  3. Depois que uma reunião é selecionada, um link para a página do OneNote é compartilhado com todos os participantes do Lync

Acredito que tomar notas é uma parte significativa da experiência de reuniões e a Microsoft conseguiu melhorar esta experiência no OneNote com Lync 2013. Na minha opinião, com essas novas possibilidades e integração, o OneNote que já é poderosa ferramenta de produtividade ficou muito melhor e não deixa mais a desejar para Word, Excel, Outlook e PowerPoint no item integração com Lync 2013.

Grande abraço!